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Wissen für wiedergewählte Betriebsräte

Wissen für wiedergewählte Betriebsräte

Muster-Schreiben - Information an gewählte Kandidaten

Wiedergewählt im Betriebsrat

Herzlichen Glückwunsch

Liebe Betriebsrätin, lieber Betriebsrat,

herzlichen Glückwunsch, Ihre Kollegen haben Sie wiedergewählt und sind mit Ihrer bisherigen Arbeit als Betriebsrat zufrieden. Da Sie schon einmal Betriebsratsmitglied waren, können Sie nun auf einen Wissensvorsprung zurückgreifen, der dem gesamten Gremium nützt. Doch auch für routinierte Profis hält die kommende Amtszeit zahlreiche Herausforderungen bereit: Neue Betriebsratsmitglieder sind auf Ihre Unterstützung angewiesen, einige alte Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber sollten auf den Prüfstand und für die Öffentlichkeitsarbeit gibt es womöglich weiteres Verbesserungspotenzial. Dank Ihrer Erfahrung sind Sie möglicherweise bereit für das Amt des Betriebsratsvorsitzenden. Zudem hat auch Ihr Arbeitgeber Pläne. Möglicherweise eröffnen diese für Sie und Ihr Gremium ganz neue Situationen und schwierige Themenfelder. Wichtig ist es dann vor allem, dass Sie als Team entscheidungsstark und geschlossen agieren. Lesen Sie, wie Sie all diese Aufgaben Ihrer neuen Amtszeit zur Zufriedenheit Ihrer Betriebsratskollegen und der Mitarbeiter Ihres Unternehmens optimal meistern.

Ihre alte Amtszeit ist abgelaufen und Sie gehen voller Tatendrang in die neue Amtsperiode über – also alles beim Alten? Nein! Denn auch wenn Sie und andere Mitglieder wiedergewählt wurden, müssen wichtige Übergaben und Formalitäten erledigt werden.

Als erfahrenes Mitglied wissen Sie: Das Unternehmen sollte keinen Tag ohne Betriebsrat sein. Damit die Arbeit des alten und des neuen Gremiums nahtlos ineinander übergeht, sollten Sie die Weichen stellen und prüfen, ob alles seine Richtigkeit hat. Dabei findet quasi eine Übergabe vom Wahlvorstand an Sie und Ihre Kollegen statt. Unmittelbar nach der Wahl müssen alle gewählten Arbeitnehmer – auch Sie – schriftlich von ihrer Wahl benachrichtigt werden. Damit beginnt die Amtszeit des neuen Betriebsrats. Sie endet 4 Jahre später. Danach werden die Namen der neuen Betriebsratsmitglieder per Aushang bekannt gegeben. Diese Bekanntmachung müssen Sie nach Ablauf einer 2-Wochen-Frist wieder abnehmen (§ 18 Satz 1 Wahlordnung Betriebsverfassungsgesetz, WO BetrVG).

Gut zu wissen: Leiharbeitnehmer zählen jetzt voll

Prüfen Sie nochmals, ob die Anzahl der gewählten Betriebsräte korrekt ist. Nach einem aktuellen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG, 7. Senat) zählen beim Mitarbeiter-Schwellenwert, der für die Stärke eines Betriebsrats entscheidend ist, alle Leiharbeitnehmer voll mit (Az.: 7 ABR 69/11). Das BAG gibt damit seine bisherige Rechtsprechung auf. Dem Beschluss zugrunde lag die Anfechtung einer Betriebsratswahl durch 14 Arbeitnehmer. In ihrem Betrieb waren zum Zeitpunkt der angefochtenen Wahl neben 879 Stammarbeitnehmern regelmäßig 292 Leiharbeitnehmer beschäftigt. Der Wahlvorstand hatte die Leiharbeitnehmer bei der Wahl nicht berücksichtigt und einen 13-köpfigen Betriebsrat wählen lassen. Unter Einbeziehung der Leiharbeitnehmer wäre dagegen ein 15-köpfiger Betriebsrat zu wählen gewesen.

Ihre 1. Sitzung ist die konstituierende Sitzung. Hierzu lädt noch der Wahlvorstand, und zwar vor Ablauf einer Woche nach dem Wahltag. Die Sitzung selbst braucht nicht innerhalb einer Woche nach der Wahl stattfinden, sie kann auch wesentlich später terminiert werden.

Vermeiden Sie diesen Fehler: die betriebsratlose Zeit

Ihr Arbeitgeber muss Ihre Mitbestimmungsrechte erst beachten, wenn Sie konstituiert sind. Sie sollten deshalb Ihre konstituierende Sitzung so legen, dass sie noch während oder unmittelbar im Anschluss an die Amtszeit des alten Betriebsrats stattfindet. So vermeiden Sie eine betriebsratslose Zeit.

Das ist wichtig während der konstituierenden Sitzung:

1. Sinn und Zweck der Sitzung

Wichtigstes Thema und P(lichtbestandteil der Tagesordnung ist die Wahl des Betriebsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters. Die Beschlussfähigkeit des Gremiums wird noch vom Wahlvorstand festgestellt. Ist dies geschehen, muss zunächst ein Leiter für die Wahl des Vorsitzenden und Stellvertreters bestimmt werden – per Wahl durch Sie und alle anderen anwesenden Betriebsräte. Zum Wahlleiter kann nur ein neu gewähltes Betriebsratsmitglied bestellt werden. Vorschlagsberechtigt sind die Betriebsratsmitglieder selbst.

Achtung

Weitere Beschlüsse, vor allem die Wahl der freizustellenden Betriebsratsmitglieder und der Mitglieder des Betriebsausschusses, können Sie fassen, wenn sämtliche Mitglieder Ihres Gremiums rechtzeitig geladen sind, der Betriebsrat beschlussfähig ist (§ 33 Abs. 2 BetrVG) und die anwesenden Mitglieder einstimmig beschlossen haben, über den Regelungsgegenstand des später gefassten Beschlusses zu beraten und abzustimmen. Nicht erforderlich ist nach neuester Rechtsprechung, dass in dieser Sitzung alle Betriebsratsmitglieder anwesend sind (Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 22.1.2014, AZ: 7 AS 6/13).

2. Der Wahlvorstand geht, der Wahlleiter übernimmt

Die Aufgabe des Wahlvorstandes endet hier. Wurde er nicht selbst in den neuen Betriebsrat gewählt, muss er die konstituierende Sitzung jetzt sofort verlassen. Die Leitung der Sitzung übernimmt der soeben von Ihnen gewählte Wahlleiter.

3. Die Wahl Ihres Vorsitzenden und seines Stellvertreters

Es folgt die Wahl des Betriebsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters unter Leitung des Wahlleiters (§ 26 BetrVG).

Jeder Betriebsrat, mit Ausnahme des Ein-Personen-Betriebsrats in Kleinbetrieben (§ 9 Satz 1 BetrVG), hat einen Vorsitzenden und einen stellvertretenden Vorsitzenden zu wählen.

4. Sitzungsprotokoll nicht vergessen

Halten Sie das Ergebnis der Wahl im Sitzungsprotokoll fest. Der gewählte Betriebsratsvorsitzende sowie ein weiterer Betriebsratskollege unterschreiben.

Möchten Sie Vorsitzender oder Stellvertreter werden?

Für das Amt des Betriebsratsvorsitzenden und seines Stellvertreters sind in erster Linie erfahrene Betriebsräte gefragt. Hier könnten Sie sich als alter Hase einbringen.

Gut zu wissen: Wenn Sie doch nicht wollen

Sind Sie erst einmal gewählt, tragen Sie grundsätzlich 4 Jahre lang eine große Verantwortung. Allerdings können Sie die Wahl auch (sofort) ablehnen oder Ihr Amt später jederzeit niederlegen. Die Niederlegung erfolgt durch Erklärung gegenüber dem Betriebsrat (nicht gegenüber dem Arbeitgeber). Nehmen Sie die Wahl nicht an, ist so lange zu wählen, bis ein Vorsitzender gefunden ist.

Der Betriebsratsvorsitzende hat z. B. folgende zusätzliche Aufgaben, Befugnisse und Zuständigkeiten:

  • Ladung zur Betriebsratssitzung,
  • Geschäftsführung des Betriebsrats (zumindest bei bis zu 9 Betriebsratsmitgliedern),
  • Leitung der Sitzungen und Betriebsversammlungen,
  • Entgegennahme der Erklärungen des Arbeitgebers.

Achtung

Ein Vorsitzender darf keine selbstständigen Entscheidungen für den Betriebsrat treffen oder rechtswirksame Erklärungen vor Beschlussfassung durch den Betriebsrat abgeben. Ein Verstoß gegen diese Regel stellt eine schwerwiegende Verletzung der betriebsverfassungsrechtlichen Pflichten nach § 23 BetrVG dar und kann zu Ihrem gerichtlichen Ausschluss aus dem Betriebsrat führen.

Schriftführer gesucht

Als erfahrener Betriebsrat wissen Sie: Vieles im Rahmen Ihrer Arbeit muss schriftlich festgehalten werden. Wie bedeutsam es ist, die Vorgaben einzuhalten, wissen Sie. In der Regel hängt an der richtigen Schriftform die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen. Haben Sie keine Schreibkraft, ist es wichtig, aus Ihrer Runde so schnell wie möglich einen Schriftführer zu finden. Auch engagierte Neulinge Ihres Gremiums können dieses Amt bereits übernehmen.

Gleich zu Beginn Ihrer Amtszeit sollten Sie und Ihre Kollegen sich eine Geschäftsordnung geben. Sie sind hierzu zwar nicht verpflichtet § 36 BetrVG. Eine Geschäftsordnung ist aber ein sinnvolles Instrument, das Ihnen – richtig angepackt – die Arbeit erleichtert und Sie vor Fehlern bewahrt. Zudem trägt sie dazu bei, dass die Arbeit für alle Betriebsratsmitglieder, insbesondere auch für Neulinge, transparent und rechtssicher ist.

Vermutlich wissen Sie aber bereits aufgrund Ihrer Erfahrung: Von einer durchdachten Geschäftsordnung kann ein Betriebsrat nur profitieren. Das Regelwerk gilt grundsätzlich für die Dauer einer Amtsperiode. Als neugewählter Betriebsrat können Sie auch die Geschäftsordnung des bisherigen Betriebsrates übernehmen. Hierfür benötigen Sie einen Mehrheitsbeschluss. Welche Themen außerdem speziell in Ihrem Unternehmen sachdienlich sind, wissen vor allem Sie als erprobter Betriebsrat.

Bringen Sie bei der Zusammenstellung der Regeln möglichst viele Ihrer Erfahrungen ein. Anhand der folgenden Checkliste können Sie prüfen, ob einzelne Bestandteile speziell für Ihre Geschäftsordnung nützlich sind oder nicht:

Diese Wirkung haben die neuen Regeln

Die Geschäftsordnung gilt nur intern für Ihr Gremium. Sie verpflichtet weder Ihren Arbeitgeber, noch die Mitarbeiter Ihres Unternehmens. Sie können mit den festgelegten Regelungen keine gesetzlichen Bestimmungen abändern, sondern sie lediglich näher ausgestalten und ergänzen. Verstößt ein Mitglied des Betriebsrats bewusst und wiederholt gegen die Geschäftsordnung, ist das eine grobe Pflichtverletzung, die mit dem Ausschluss aus dem Betriebsrat geahndet werden kann (§ 23 BetrVG). Eine Abmahnung ist nicht erforderlich.

So gehen Sie vor

Die Geschäftsordnung kann nur durch einen absoluten Mehrheitsbeschluss Ihres Gremiums in Ihrer 1. – auf die konstituierende Sitzung folgenden – Sitzung verabschiedet werden. Das bedeutet: Nicht nur die Mehrheit der anwesenden Mitglieder des Betriebsrats, sondern die Mehrheit der Betriebsratsmitglieder muss zustimmen. Wie bei jeder Beschlussfassung ist auch hier eine ordnungsgemäße Einladung an alle Betriebsratsmitglieder (bzw. bei Verhinderung an die Ersatzmitglieder) und eine rechtzeitige Mitteilung über die Tagesordnung Voraussetzung.

Beschlussfähigkeit liegt vor, wenn mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder an der Beschlussfassung teilnimmt. Eine Stellvertretung durch Ersatzmitglieder (die nichtgewählten Wahlkandidaten, die mindestens eine Stimme erhalten haben) ist zulässig. Nach der Beschlussfassung ist das Regelwerk schriftlich festzuhalten und vom Betriebsratsvorsitzenden zu unterschreiben. Außerdem muss die Geschäftsordnung ins Protokoll der entsprechenden Betriebsratssitzung aufgenommen werden.

Achtung

Sie können die selbst erstellte oder vom vorherigen Betriebsrat übernommene Geschäftsordnung jederzeit abändern. Hierfür ist wiederum ein Beschluss mit absoluter Mehrheit und Schriftform nötig.

Den Arbeitgeber brauchen Sie nicht zu informieren

Den Betriebsratsmitgliedern und den Ersatzmitgliedern sollte je ein Exemplar der Geschäftsordnung ausgehändigt werden. Den Arbeitgeber brauchen Sie nicht über die Inhalte Ihrer Geschäftsordnung zu informieren. Die Aushändigung eines Exemplars an ihn (zumindest in Teilen) kann aber sinnvoll sein, wenn Ihre Geschäftsordnung Regelungen enthält, die den Arbeitgeber betreffen (z. B. die Beauftragung des Betriebsausschusses gemäß § 27 BetrVG und § 28 BetrVG).

Mögliche Regelungspunkte

  • Regelmäßiger Zeitpunkt und Ort der Sitzungen
  • Einladungsfristen (Rechtzeitigkeit nach § 29 Abs. 2 BetrVG) und Form
  • Aufgabenverteilung im Betriebsrat und in den Ausschüssen
  • Zeit und Ort für Einsichtnahme-Möglichkeiten von Unterlagen
  • Wer übernimmt welche Aufgaben, wenn Vorsitzender und Stellvertreter verhindert sind?
  • Redeordnung
  • Regeln der Sitzungsleitung
  • Regeln über die Protokollführung und die Verteilung des Protokolls etc.
  • Verschwiegenheitspflichten über Betriebsratsinterna
  • Abstimmungsregeln
  • Spielregeln, wenn Personen an den Sitzungen teilnehmen, die nicht dem Betriebsrat angehören,
  • Beispiel: Arbeitgeber
  • Bestimmungen über Betriebsversammlungen

Stellen Sie alte Betriebsvereinbarungen mit dem Arbeitgeber auf den Prüfstand

Wenn Ihr Gremium die ersten organisatorischen Hürden genommen hat und gut zusammenarbeitet, sollten Sie sich alte Betriebsvereinbarungen, die irgendwann einmal mit dem Arbeitgeber abgeschlossen wurden, vornehmen.

Möglicherweise enden diese demnächst, sind thematisch überholt oder haben sich nicht bewährt. Vielleicht hat Ihr Gremium auch neue Mitglieder, die Betriebsvereinbarungen des bisherigen Betriebsrats aus Sicht der Belegschaft erlebt haben, kritisch sehen und hier wertvolle neue Impulse einbringen. Kümmern Sie sich in all diesen Fällen um neue, zeitgemäße und für die Belegschaft optimale Betriebsvereinbarungen. Das Ende der Amtszeit eines Betriebsrats oder dessen geänderte Zusammensetzung bzw. Größe und der Wechsel des Betriebsinhabers führen nicht zum Ende einer Betriebsvereinbarung.

Wäre, dass der Fall, müsste jeder neu gewählte Betriebsrat gleich zu Beginn sämtliche Vereinbarungen neu schließen.

 

Betriebsvereinbarungen enden vielmehr auf die folgende Art und Weise:

1. Fristablauf

Einige Betriebsvereinbarungen werden befristet vereinbart, wenn sie von vornherein nur für einen bestimmten Zeitraum benötig werden. In diesem Fall prüfen Sie noch, ob evtl. neue Vereinbarungen – zumindest zum Teil nötig sind.

Beispiel: Befristet für die Zeit, in der ein Neubau auf dem Firmengelände entsteht, wurde die Parkordnung geregelt. Nach Abschluss der Bauarbeiten und dem automatischen Auslaufen der Betriebsvereinbarung existieren nun gar keine Vereinbarungen für die Parkplätze. Hier ist eine generelle neue Vereinbarung sinnvoll.

2. Einvernehmliche Aufhebung

Wenn Sie oder Ihr Arbeitgeber eine Betriebsvereinbarung für überholt hält, können Sie sich darauf einigen, dass diese enden solle. Für den Aufhebungsvertrag gilt Schriftform. Sie haben außerdem die Möglichkeit, mit dem Arbeitgeber eine Vereinbarung über denselben Gegenstand zu treffen. Die neuen Regeln lösen die alten dann automatisch ab.

3. Kündigung

Die wichtigste Beendigungsmöglichkeit einer Betriebsvereinbarung, die unbefristet gültig ist, ist die Kündigung. Hiervon können Sie bei allen Betriebsvereinbarungen Gebrauch machen. Der Arbeitgeber kann ebenfalls sämtliche Betriebsvereinbarungen kündigen.

Achtung

Das Recht auf eine ordentliche Kündigung kann in der Betriebsvereinbarung für eine Weile oder ganz ausgeschlossen sein. Theoretisch sind auch außerordentliche Kündigungen aus wichtigem Grund möglich, die nicht ausgeschlossen werden können.

Vermeiden Sie diesen Fehler: Nachwirkung vergessen

Wenn in der Betriebsvereinbarung eine Angelegenheit der erzwingbaren Mitbestimmung (z. B. bei der Einführung technischer Überwachung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) geregelt oder die Vereinbarung durch einen Spruch der Einigungsstelle entstanden ist, enden diese Regelungen nicht mit Beendigung der Vereinbarung. Hier tritt grundsätzlich eine Nachwirkung ein. Das bedeutet: die nachwirkenden Regelungen gelten so lange, bis Sie hierzu eine neue Vereinbarung geschlossen haben. Kümmern Sie sich unmittelbar nach dem Ende der ehemaligen Vereinbarung um eine neue Regelung in Ihrem Sinne.

Frist

Betriebsvereinbarungen können grundsätzlich mit einer Frist von drei Monaten gekündigt werden (§ 77 Abs. 5 BetrVG). Sie brauchen dabei keinen bestimmten Endtermin einzuhalten. Beispiel: Sie stellen im Mai fest, dass eine Betriebsvereinbarung zur Parkplatzregelung vollkommen überholt ist, und kündigen sie am 16.5. zum 15.8.2014. Sehen Sie in der Vereinbarung nach, ob eine kürzere oder längere Kündigungsfrist vereinbart wurde. Dies ist ohne weiteres möglich.

Form

Es ist keine Schriftform der Kündigung nötig (BAG, Urteil vom 19.2.2008, Az.: 1 AZR 114/07). Formulieren Sie Ihre Kündigungen aber stets schriftlich, fertigen Sie sie in doppelter Ausführung an und lassen Sie ein Exemplar vom Empfänger quittieren. So können Sie Kündigung und Zugang beweisen.

Empfänger

Kommt die Kündigung von Ihnen, ist der Empfänger der Arbeitgeber oder sein Vertreter. Ihr Vorsitzender selbst ist nur dann zu einer Kündigung befugt, wenn ein entsprechender Beschluss Ihres Gremiums vorliegt. Kündigt Ihr Arbeitgeber, muss er seine Erklärung an Sie als Betriebsratsgremium richten und nicht etwa in einer Betriebsversammlung an die Belegschaft.

Inhalt

Sie brauchen die Kündigung nicht zu begründen und nicht zu rechtfertigen. Es gibt keinen Kündigungsschutz für Betriebsvereinbarungen (BAG, Beschluss vom 10.3.1992, Az.: 3 ABR 54/91). Wichtig ist allein, dass die Kündigungsabsicht eindeutig erkennbar ist. Allerdings kann wiederum in der Betriebsvereinbarung festgelegt sein, dass eine Kündigung nur aus bestimmten Gründen in Betracht kommt.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Gremium gute Öffentlichkeitsarbeit macht

„Tu Gutes und sprich darüber!“ Unter diesem Motto steht auch Ihre Betriebsratstätigkeit: Sie arbeiten für und mit der Belegschaft. Dabei erhalten Sie vor allem durch Transparenz das nötige Vertrauen und den Rückhalt Ihrer Kollegen. Als wiedergewählter Betriebsrat bringen Sie die nötige Erfahrung mit, um dabei alle Kommunikationskanäle richtig zu nutzen. Sie sind von der Belegschaft gewählt worden, um deren Interessen zu vertreten.

Diese Aufgabe können Sie nur erfüllen, wenn Sie eine regelmäßige Rückkopplung von den Mitarbeitern Ihres Unternehmens erhalten. Eine echte Rückkopplung wiederum ist nur dann möglich, wenn Ihre Kollegen im Betrieb wissen,

  1. was Sie überhaupt machen,
  2. was Sie mit Ihrer Tätigkeit bewirken,
  3. wann und wie sich die Belegschaft an Sie wenden kann.

Folgende Kanäle sollten Sie für die Kommunikation mit der Belegschaft und für Ihre Öffentlichkeitsarbeit nutzen:

Ständige Ansprechbarkeit in Eilfällen

Gleich zu Beginn Ihrer Amtszeit, sollten Sie bekannt geben, dass jeder Mitarbeiter ein Betriebsratsmitglied seines Vertrauens konsultieren kann, um Fragen oder Probleme im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis zu erörtern. Dies soll und darf grundsätzlich innerhalb der Arbeitszeit erfolgen. Das Arbeitsentgelt ist während dieser Zeit vom Arbeitgeber weiterzuzahlen.

Möglicherweise ist das den Beschäftigten bereits bekannt. Weisen Sie dennoch darauf hin. Es gibt Arbeitnehmer, die sich einen Ruck geben müssen, um ein Problem anzusprechen und Ermutigung benötigen, bevor sie sich trauen. Wählen Sie am besten 2 Personen aus, die als Hauptansprechpartner fungieren, und zwar möglichst ein männliches und ein weibliches Mitglied.

Tipp: Sprechstunde

Richten Sie darüber hinaus während der Arbeitszeit Sprechstunden ein. Abzuklären brauchen Sie mit dem Arbeitgeber nur Zeit und Ort (§ 39 Abs. 1 BetrVG). Ob Sie eine Sprechstunde einrichten entscheiden Sie. Im Gegensatz zur offenen Ansprechbarkeit (die Sie mindestens für dringende Fälle aufrecht erhalten sollten) können Sie im Rahmen von Sprechstunden die Gespräche mit den Mitarbeitern gebündelt und ohne arbeitsbedingte Ablenkungen in Ruhe durchführen. Machen Sie die Sprechstunden-Zeiten in allen Kommunikationskanälen, die zur Verfügung stehen, bekannt.

Betriebsversammlung

Sie haben einmal im Quartal eine Betriebsversammlung einzuberufen (§ 43 Abs. 1 BetrVG) und einen Tätigkeitsbericht zu erstatten. Dabei haben Sie Gelegenheit, Ihre Arbeit zu präsentieren. Bereiten Sie Ihre Tätigkeitsberichte deshalb gut vor. Förderlich für eine gute Kommunikation mit der Belegschaft

Schwarzes Brett

Jeder Betriebsrat muss mindestens ein Schwarzes Brett haben. Je nach Art und Größe des Betriebes sind auch mehrere sinnvoll. Wählen Sie für Ihr Schwarzes Brett einen Ort aus, den alle Arbeitnehmer passieren, der aber andererseits auch ausreichend Platz bietet. So kann es nicht zu Staus kommen, wenn mehrere Mitarbeiter eine interessante Meldung lesen möchten. Das Schwarze Brett sollten Sie für alle grundlegenden Bekanntmachungen nutzen, wie z. B. Sprechstundenzeiten und Termine. Wichtig ist zudem, dass grundlegende Regeln, wie z. B. Ihre Mitbestimmungsrechte oder die wichtigsten Rechte der Mitarbeiter im Betrieb ausgehängt werden.

Tipp: Vorstellung der Mitglieder

Schön für die Belegschaft ist es, wenn Sie die einzelnen Mitglieder Ihres Gremiums mit einem Bild und ein paar markanten Stichpunkten vorstellen. Sinnvoll sind darüber hinaus Veröffentlichungen über aktuelle Themen aus der Arbeitswelt mit betrieblichem Bezug.

Intranet

Das moderne Pendant zum Schwarzen Brett ist eine eigene Seite des Betriebsrats im unternehmensinternen Intranet. Bedenken Sie aber, dass es immer noch zahlreiche Arbeitsplätze ohne PC gibt (z. B. in der Fertigung). Das Intranet sollte deshalb grundsätzlich nur gleichzeitig mit dem Schwarzen Brett geführt werden und dieselben Informationen wie das Schwarze Brett enthalten.

Achtung

Manch einem Arbeitgeber ist die Öffentlichkeitsarbeit des Betriebsrats ein Dorn im Auge. Ihr Arbeitgeber kann aber nichts gegen Ihre Veröffentlichungen im Intranet unternehmen, sofern diese keinen strafbaren Inhalt haben und auch nicht den Betriebsfrieden massiv stören (Hessisches Landesarbeitsgericht, Entscheidung vom 05.11.2009, Az.: 9 TaBV 241/08).

Vermeiden Sie diesen Fehler:

Vernachlässigtes Intranet

Nach dem Motto „Aus den Augen, aus dem Sinn“ wird das Intranet gerne vergessen. Ihre Intranetseite muss aber regelmäßig gepflegt werden. Wenn hier über Monate dieselben Informationen stehen, entsteht bei der Belegschaft schnell der Eindruck, Sie hätten nichts zu tun oder keine Ambitionen.

Rundschreiben und Newsletter

Wichtige Informationen sollten Sie zusätzlich zum Schwarzen Brett als Rundschreiben bekannt geben. Im Idealfall schaffen Sie es, zusätzlich einen Newsletter zu verfassen, z. b. quartalsweise. Allerdings ist ein Newsletter – der unbedingt zuverlässig regelmäßig verschickt und ansprechend aufbereitet sein muss – extrem arbeitsaufwändig.

Beschließen Sie, für Ihre neue Amtszeit eine Sprechstunde einzuführen, werden Sie schnell merken, dass auch Sie davon profitieren. Die Sprechstunde ist eines der wichtigsten Instrumente für den stetigen Informationsaustausch mit den Arbeitnehmern. Das gilt aber nur, wenn Sie diese richtig organisieren und durchführen.

Für die ordnungsgemäße Einrichtung einer Sprechstunde ist ein Beschluss Ihrerseits notwendig. Doch zuvor müssen Sie abklären, ob, wann und wo eine Sprechstunde stattfinden soll.

Sie allein entscheiden über das „Ob“

Ihr Recht, Sprechstunden für die Beschäftigten Ihres Unternehmens einzurichten, ist in § 39 Abs. 1 BetrVG gesetzlich verankert. Diese Vorschrift stellt klar: Sie als Betriebsrat entscheiden über die Notwendigkeit, Sprechstunden einzurichten. Der Arbeitgeber darf Ihnen beim „Ob“ nicht reinreden.

Tipp: Beratung jederzeit möglich

Beschließen Sie, Sprechstunden abzuhalten, sind Sie und die Beschäftigten Ihres Unternehmens im Hinblick auf die Kommunikation untereinander nicht auf die Sprechstunde beschränkt. Die Mitarbeiter haben weiterhin das Recht, Sie auch außerhalb der Sprechstunde um Rat zu fragen.

Haben Sie festgelegt, dass Sie eine Sprechstunde einführen, kommt der Arbeitgeber doch noch zum Zuge. Sie haben nämlich mit ihm Zeit und Ort der Sprechstunden abzustimmen, falls diese während der Arbeitszeit stattfinden sollen:

  1. „Zeit“ bedeutet: Sie besprechen mit Ihrem Arbeitgeber den konkreten Tag sowie die Uhrzeit UND die Häufigkeit. Suchen Sie gemeinsam einen Zeitpunkt, den alle Beschäftigten nutzen können, ohne dass die Abläufe im Unternehmen allzu sehr gestört werden. Aus diesem Grund ist es in der Regel erforderlich, die Sprechstunden während der betriebsüblichen Arbeitszeit abzuhalten. Wird in Ihrem Unternehmen im Schichtbetrieb gearbeitet, kann es auch nötig sein, mehrere Sprechstunden anzubieten.
  2. „Ort“ meint den Raum, in dem die Besprechungen stattfinden werden. Dabei muss Ihnen der Arbeitgeber auf seine

Kosten auch für die Sprechstunden in erforderlichem Umfang Räume, sachliche Mittel, Informations- und Kommunikationstechnik sowie Büropersonal zur Verfügung stellen (§ 40 Abs. 2 BetrVG). Erforderlich ist dabei mindestens ein Ort, an dem die Gespräche ungestört stattfinden können.

Der Raum, der Ihnen für die Besprechungen zur Verfügung steht, muss die Anforderungen an einen Arbeitsplatz erfüllen. Zur Grundausstattung gehört also beispielsweise ein Fenster. Mit einer Abstellkammer müssen Sie sich nicht zufriedengeben (LAG Köln, Beschluss vom 19.1.2001, Az.: 11 TaBV 75/00).

Geben Sie die Sprechstunde bekannt

Es gibt keine gesetzlichen Vorgaben für die Bekanntgabe Ihrer Sprechstunde. Wichtig ist, dass alle entscheidenden Informationen enthalten und die Bekanntgabe auch nicht zu überfrachtet und damit unübersichtlich ist.

Vermeiden Sie diese Fehler: Die Sprechstunde ist keine Erzählstunde

Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens haben unter Umständen viel auf dem Herzen. Möglicherweise fällt Ihrem Gesprächspartner dies – kaum sitzt er Ihnen gegenüber – alles auf einmal ein und er verliert sich in unwichtigen Details.

Behalten Sie die Gesprächsführung, um dies von vorneherein zu verhindern – sonst können Sie nicht allen Mitarbeitern gerecht werden. Sorgen Sie sanft aber nachdrücklich dafür, dass der Mitarbeiter bei seinem eigentlichen Problem bleibt.

Musterbrief-Schreiben: Sprechstunde immer dienstags und donnerstags

Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen,

wir haben ab dem 3.6.2014 eine Sprechstunde eingerichtet. Die Kollegin Frau Müller, der Kollege Herr Maier sowie der Kollege Schmidt stehen ab diesem Zeitpunkt abwechselnd im Raum XY, 3. Stock, zu den unten angegebenen Zeiten für alle Fragen, Anregungen, Gespräche und Beschwerden zur Verfügung. Im Fall von rechtlichen Fragen bzw. komplexen Themen bitten wir um vorherige Terminvereinbarung, damit wir uns optimal vorbereiten und gegebenenfalls weitere Personen (wie Sachverständige etc.) hinzuziehen können. Wir weisen darauf hin, dass Ihr/Sie das Recht habt/haben, unsere Sprechstunde während der Arbeitszeit ohne Minderung seines Arbeitsentgelts aufzusuchen. Für die Inanspruchnahme der Sprechstunde ist keine Genehmigung nötig. Jeder Mitarbeiter, der die Sprechstunde aufsuchen möchte, muss sich vor deren Aufsuchen aber bei seinem jeweiligen Vorgesetzten mündlich abmelden und nach dem Ende der Besprechung wieder zurückmelden. Die Sprechstunde findet statt an jedem Dienstag von 9.00 bis 11.00 Uhr

Ihr/Euer neuer Betriebsrat.

Möglicherweise war Ihr Arbeitgeber beim letzten Betriebsrat knauserig, was dessen Ausstattung anging – vermutlich ist er dann auch bei Ihnen nicht weniger geizig. Aber: Neuer Betriebsrat, neue Forderungen! Versuchen Sie, das optimale herauszuholen – unter Berücksichtigung der aktuellen Rechtsprechung.

Kosten: Bringen Sie Ihre Ausstattung auf Vordermann

Ihr Arbeitgeber ist nach § 40 Abs. 2 BetrVG verpflichtet, Ihnen alles an Material zur Verfügung zu stellen, was Sie für Ihre Arbeit benötigen. Beispiele: Büroraum, Schreibtisch, IT-Ausstattung, Telefon, ggf. Sitzungsräume, Büromaterial.

Sie dürfen grundsätzlich nur Sachmittel verlangen

Geht es um Büroausstattung, Räume oder Ähnliches, also um Ihren Anspruch nach § 40 Abs. 2 BetrVG haben Sie „nur“ einen Überlassungsanspruch. Kommt Ihr Arbeitgeber seinen Pflichten nicht nach, dürfen Sie ausnahmsweise zunächst alles Nötige selbst besorgen und vom Arbeitgeber Aufwendungsersatz verlangen. Möglicherweise ist es Ihrem Arbeitgeber sogar lieber, wenn Sie sich selbst um die nötigen Anschaffungen kümmern – nach vorheriger Absprache versteht sich.

Diese Kosten muss Ihr Arbeitgeber außerdem tragen

Nach § 40 Abs. 1 BetrVG hat Ihr Arbeitgeber Ihre Kosten, beispielsweise für Schulungen, Sachverständige etc., zu tragen. Überlegen Sie bereits jetzt, welche Kosten im Laufe Ihrer Amtszeit auf Sie zukommen könnten.

Mit „Betriebsrat aktuell“ und dem „Urteilsdienst für den Betriebsrat“ sind Sie stets auf dem aktuellesten Stand

Achtung

Ist Ihr Arbeitgeber verpflichtet, nach § 40 Abs. 1 BetrVG bestimmte Kosten zu tragen (beispielsweise für Schulungen), haben Sie grundsätzlich einen Freistellungsanspruch gegen ihn. Das bedeutet: Sie können von ihm verlangen, dass er Ihren Zahlungsverpflichtungen gegenüber dritten Gläubigern nachkommt.

 

Vermeiden Sie diesen Fehler:

Budgetierung Ihrer Kosten

Ihr Arbeitgeber ist verpflichtet, Ihre Kosten, die notwendigerweise im Rahmen Ihrer Arbeit anfallen, zu tragen (§ 40 Abs. 1 BetrVG). Das betrifft Sachverständige, Schulungen etc. Der Versuch einer Budgetierung von Kosten am Anfang eines Jahres ist bei Arbeitgebern besonders beliebt. Das ist durchaus legitim, denn nur auf diese Weise lassen sich die Ausgaben verschiedener Kostenstellen planen. Möchte Ihr Arbeitgeber dies aber auch mit Ihrem Finanzbedarf tun, legen Sie sofort ein Veto ein. Eine Budgetierung der Betriebsratskosten brauchen Sie nicht hinzunehmen. Ihre Ausgaben sind nicht planbar – Sie wissen zu Beginn eines Jahres ja noch gar nicht, welcher Bedarf entsteht, welche Streitigkeiten Sie mit dem Arbeitgeber ausfechten müssen etc. Zwingt dieser Sie dazu, mit einem Budget hauszuhalten, behindert er Ihre Tätigkeit. Dies ist dann nach § 119 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG eine Straftat.

Voraussetzung liegt vor

  1. Die Kosten sind durch Ihre Betriebsratstätigkeit entstanden.
  2. Sie müssen die Kosten für erforderlich halten (BAG, Beschluss vom 20.10.1993, Az.: 7 ABR 14/93)

Das bedeutet: Sie sollten bei all Ihren Ausgaben die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens berücksichtigen. Sie sind nach dem Verhältnismäßigkeitsgrundsatz verpflichtet, mit allen Ausgaben in dem Rahmen zu bleiben, der Ihrem Unternehmen nach Größe und Potenzial zumutbar ist. Sie tragen dabei die Verantwortung. Als Maßstab gilt Ihre gewissenhafte Abwägung unter Berücksichtigung aller Umstände.

  1. Sie haben die Ausgabe ordnungsgemäß Beschlossen

„Sehr geehrte Damen und Herren, der Betriebsrat hat in seiner Sitzung vom 5.6.2014 beschlossen, folgende Sachmittel anzuschaffen: 1 Aktuelle Auflage zum Kommentar XY zum Betriebsverfassungsgesetz. Begründung: Die Auflage hat gewechselt. Die Anschaffung der Neuauflage ist damit für die sachgerechte Arbeitsbewältigung des Betriebsrats erforderlich.

Mit der Bitte um Zustimmung

Ihr neues Gremium setzt sich nun aus neu gewählten und alten Mitgliedern zusammen. Unerfahrenheit und Routine, Alt und Jung sowie die unterschiedlichsten Vorstellungen prallen aufeinander. Dennoch ist es ganz wichtig, dass Sie nach außen hin geschlossen auftreten – gegenüber der Belegschaft und vor allem gegenüber der Unternehmensleitung. Schnell ein gut funktionierendes, einheitliches Team zu werden, ist jetzt die Aufgabe der alten und der neuen Betriebsratsmitglieder. Meistens kommen Neulinge im Betriebsrat und wiedergewählte Betriebsräte das 1. Mal in der konstituierenden Sitzung zusammen. Den neuen Mitgliedern kommt möglicherweise vieles fremd vor. Sie müssen feststellen, dass die Abläufe der Betriebsratsarbeit teilweise strengen Regeln unterworfen sind, die Ihnen vielleicht sehr seltsam und bürokratisch erscheinen. Damit in solchen Fällen Berührungsängste und Vorurteile ausgeräumt werden, gibt es 2 wichtige Regeln:

  1. Für neue Betriebsräte: Fragen Sie die „alten Hasen“, wenn Sie den Sinn einer Regel oder bestimmte Abläufe nicht verstehen. Scheuen Sie sich nicht, erfahrene Betriebsratsmitglieder immer und immer wieder zu löchern, bis Sie Ihrer Meinung nach alles wissen, was Sie benötigen, um Ihr Amt ausüben zu können.
  2. Für wiedergewählte Betriebsräte: Versuchen Sie, sich daran zu erinnern, wie unsicher und unwissend sich ein ganz neuer Betriebsrat in den ersten Tagen fühlen kann. Reagieren Sie deshalb nicht gestresst oder kurz angebunden, wenn die Neulinge mit vielen Fragen auf Sie einstürmen, und bemühen Sie sich, alle Fragen und Zweifel von vornherein auszuräumen. Sollten Sie tatsächlich einmal keine Zeit haben oder geht es um Fragen, zu denen auch Sie keine Auskunft geben können, verweisen Sie die neuen Betriebsräte ausnahmsweise an die Gewerkschaft. Vielleicht haben Sie im Rahmen Ihrer bisherigen Tätigkeit bereits gute Kontakte geknüpft, die Sie weiterempfehlen können.

Vermeiden Sie diesen Fehler: Teambildung läuft nebenher

Viele neue Betriebsratsgremien stürzen sich sofort ins Tagesgeschäft. Die Teamfindung muss nebenher erledigt werden.

Diese Herangehensweise sollten Sie auf alle Fälle vermeiden. Der Findungsprozess dauert hier viel zu lange oder klappt gar nicht. Und plötzlich ist bereits das Folgequartal da, Sie müssen eine Betriebsversammlung einberufen und haben an sich nichts Handfestes vorzuweisen. Gehen Sie Ihren Teamfindungsprozess bewusst und konsequent an, kommunizieren Sie dies auch ruhig nach außen, damit Belegschaft und Arbeitgeber wissen, dass Sie etwas tun.

Beherzigen beide Seiten diese Grundsätze, kann eigentlich kaum etwas schiefgehen. Darüber hinaus gibt es aber zahlreiche Schritte, die Sie gehen können, um möglichst schnell ein besonders effizientes Team zu werden.

Schritt für Schritt gemeinsam erfolgreich

1. Schritt: Aufgaben festlegen, die zu vergeben sind, und entsprechende Anforderungsprofile erarbeiten

In einem Betriebsrat, in dem keine Aufgaben an die einzelnen Mitglieder verteilt werden, bleibt schließlich die gesamte Arbeit an einigen wenigen – meistens erfahrenen – Mitgliedern hängen. Neue, schüchterne oder weniger engagierte Betriebsräte bleiben außen vor. Das ist für die Effizienz des Gremiums sehr ungünstig, denn gerade neue Mitglieder bringen häufig einen anderen Blickwinkel sowie einen starken Veränderungswillen mit. Sie wissen aber aufgrund ihrer fehlenden Erfahrung oft nicht, wie sie ihr Engagement in konkrete Aufgaben umsetzen können und welche Folgen bestimmte Handlungen nach sich ziehen. Sinnvoll ist es deshalb – abgesehen von den Ausschüssen, die

ab einer bestimmten Größe ohnehin vorgeschrieben sind, feste Funktionen zu definieren und ein entsprechendes Anforderungsprofil zu erarbeiten. Das können beispielsweise die folgenden Aufgaben sein:

  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Schreiben aufsetzen
  • Protokolle führen
  • Sprechstunden abhalten
  • genereller Ansprechpartner/Schnittstelle sein
  • Team „Betriebsvereinbarungen“
  • PC-Beauftragte

Erstellen Sie ein kurzes Anforderungsprofil. Das muss nicht ausführlich sein; es dient ja nur Ihren internen Zwecken. Beachten Sie auch: Ein zu strenges Anforderungsprofil könnte eigentlich interessierte Kandidaten abschrecken.

Beispiel: Für die Öffentlichkeitsarbeit ist Stilsicherheit wichtig, Betriebsräte, die Sprechstunden abhalten, sollten Kommunikationsstärke mitbringen und zuhören können, für das Team „Betriebsvereinbarungen“ sind juristische (Vor-)Kenntnisse ideal.

2. Schritt: Wissenskarten erstellen

Die einzelnen Mitglieder Ihres Gremiums sollten sich an Ihrem Schwarzen Brett mit Bild und kurzen Informationen zur Funktion vorstellen. Noch einen Schritt weiter gehen sogenannte Wissenskarten, die auf Papier erstellt und oder im Intranet angelegt werden. Jede Wissenskarte benennt ein Mitglied und dessen Fähigkeiten, Aufgaben, Themenschwerpunkte und die Amtszeit. Das hilft nicht nur Mitarbeitern Ihres Unternehmens enorm, wenn sie Betriebsräte mit bestimmten Fähigkeiten oder einfach nur viel Erfahrung suchen. Auch für Sie selbst kann eine Wissenskarte eine große Hilfe darstellen, wenn Ihr Gremium groß ist.

3. Schritt: Ein Patensystem einführen

Ist Ihr Gremium groß, ist ein Patensystem sehr sinnvoll. Dabei erhält jedes neue Mitglied einen erfahrenen Betriebsrat zur Seite gestellt. Das neue Mitglied arbeitet sich auf diese Weise schneller in das Gremium ein und versteht dessen Arbeitsabläufe sofort.

4. Schritt: Anforderungen festlegen

Aufgrund des Anforderungsprofils sollten die Mitglieder selbst einschätzen, wie ausgeprägt ihre Kompetenzen sind. Anschließend überlegen Sie gemeinsam, wie die Stärken optimal eingesetzt werden können. Anhand der Informationen können Sie auch die Schulungen planen, um die ermittelten Lücken schnell zu schließen. Das gilt übrigens nicht nur für die neuen Kandidaten. Auch die alt bewährten Mitglieder sollten sich stets vor Augen halten, dass sie niemals auslernen.

Tipp: Interessen fördern

Wichtig ist natürlich auch, was die Mitglieder gerne tun würden. Wenn ein Mitglied ohne juristische Kenntnisse gerne ins „Team Betriebsvereinbarungen“ möchte, können die fehlenden Vorkenntnisse ohne weiteres durch eine Schulung ausgeglichen werden. Die meisten Personen sind vor allem dann motiviert, wenn sie etwas gerne tun.

Viele Stimmen = beliebte Ämter?

Ein „gutes“ Wahlergebnis ist kein Kriterium für die Besetzung eines Amtes. So können sich Betriebsräte mit vielen Stimmen nicht etwa als Erste ihr Lieblingsamt aussuchen. Die Kriterien für die Entscheidung der Wähler haben überhaupt nichts mit den Voraussetzungen für eine Position zu tun.

5. Schritt: Eine Wissensdatenbank etablieren

Ein sehr effizientes Werkszeug, um das Wissen aller alten, neuen sowie bereits ausgeschiedenen Betriebsräte zusammenzubringen und auch für zukünftige Gremien zu bewahren, ist eine sogenannte Wissensdatenbank. Dass ausgeschiedene und ausscheidende Mitglieder häufig einen großen Schatz an Erfahrungen mitnehmen, ist für ein derart wichtiges Gremium wie den Betriebsrat ein großer Verlust. Deshalb lohnt es sich, die Arbeit, die eine Wissensdatenbank macht, irgendwann in Angriff zu nehmen. Warum nicht von Ihnen und Ihren Kollegen?

Eine Wissensdatenbank bedeutet Folgendes: Wissen Ihrer Mitglieder wird in einer Datenbank strukturiert abgelegt.

Es können Ordner eingerichtet werden, die Sie nach Schlagworten sortieren. Darin wiederum können Sie Gesetzestexte, Schreiben der Gewerkschaften etc. hinterlegen. Wichtig, um Wiederholungsfehler zu vermeiden oder um an erzielte Siege anzuknüpfen, sind auch persönliche Erfahrungen. Deshalb sollte es einen Ordner geben, der wichtige Erfolgsgeschichten und markante Misserfolge enthält.

Beachten Sie bei der Planung Folgendes:

  1. Ideal ist ein Datenbanksystem (sogenanntes Content-Management-System oder Wiki). Entscheiden Sie je nach technischen Möglichkeiten, welches System sinnvoll ist. Haben Sie keinen Sachverständigen im Gremium sitzen, können Sie jemanden von außen zurate ziehen.
  2. Vereinbaren Sie Dokumentenstandards.
  3. Achten Sie auf eine Erweiterbarkeit der Datenbank.