Betriebsratswahlen 2018:

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Muster-Schreiben - Einladung zur konstituierenden Sitzung

Gremiumsübernahme

So funktioniert die Übernahme durch das neue Gremium reibungslos

 

Der neue Betriebsrat ist gewählt. Nun gilt es, die Übernahme durch das neue Gremium möglichst reibungslos zu gestalten. Dieser Beitrag wendet sich sowohl an Erfahrene als auch an Betriebsratsneulinge. Sie erfahren, worauf es beim Übergang ankommt. Außerdem wird geklärt, ob der frühere Betriebsrat Unterlagen zurückbehalten darf und welche Pflichten der neue Betriebsrat in Bezug auf noch laufende Angelegenheiten des alten Betriebsrats hat.

Ziel des neuen Betriebsrats wird es sein, von Belegschaft und Arbeitgeber möglichst schnell als eine amtierende, funktionierende Arbeitnehmervertretung wahrgenommen zu werden. Dazu ist es erforderlich, dass der abgelöste Betriebsrat dem neuen Betriebsrat die notwendigen Informationen zu allen wichtigen Themen vermittelt. Dabei sollte er auf eine neutrale Darstellung achten. Schließlich werden die neuen Betriebsratsmitglieder die eine oder andere Sache unter Umständen anders beurteilen und entsprechende Gespräche auch anders führen.

TIPP: Erste Handlungsschritte empfehlen

Auch wenn ein neues Gremium sicher versuchen wird, so schnell wie möglich ein eigenes Profil zu gewinnen und frischen Wind in Ihren Betrieb zu bringen, werden die neuen Kollegen dankbar für einige Tipps hinsichtlich der ersten Arbeitsschritte sein. Wichtig ist dabei, dass die früheren Betriebsräte dem neuen Betriebsrat unterschiedliche Möglichkeiten aufzeigen, damit er selbst mit dem für ihn wichtigsten Aspekt beginnen kann.

Empfehlungen aus dem Betriebsratsalltag

Genau wie das abgelöste Gremium vor 4 Jahren, so wird der neue Betriebsrat sinnvollerweise zunächst eine Bestandsanalyse durchführen. Er wird sich vor allem ansehen, wie die Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber in den vergangenen 4 Jahren funktioniert hat, und er wird die Zusammenarbeit mit der Belegschaft und im Betrieb vertretenen Gewerkschaften prüfen.

Auch wieder gewählte Betriebsräte sollten die Situation erneut analysieren. Abgesehen davon, dass Sie als Betriebsrat stets bei all Ihren Handlungen selbstkritisch agieren sollten, bietet jeder Neuanfang eine gute Gelegenheit, Dinge zu verbessern.

TIPP: Verbesserungsbedarf prüfen

Prüfen Sie also, was in den vergangenen 4 Jahren hätte besser laufen können, und überlegen Sie, wie Sie z. B. die Zusammenarbeit mit Ihrem Arbeitgeber optimieren können.

Analyse der Ist-Situation und Zielsetzung

Bevor Sie als amtierender Betriebsrat eine konkrete Analyse starten, sollten Sie Ihre Ziele formulieren; z. B. regelmäßige Gespräche mit dem Arbeitgeber, umfassende Information der Belegschaft über die Betriebsratstätigkeit, regelmäßige Sprechstunden, um den Kollegen aus der Belegschaft ausreichend Gelegenheit zu geben, ihre Anliegen vorzutragen. Stehen Ihre wichtigsten Ziele, können Sie mit der eigentlichen Analyse loslegen. Setzen Sie dabei Prioritäten. Anhand der folgenden Checkliste können Sie die Analyse durchführen.

Checkliste: Analyse Ist-Stand und Verbesserungsmöglichkeiten

Prüfungspunkt Ist- Stand vs. Soll-Stand

  • Wie oft finden regelmäßige Gespräche mit dem Arbeitgeber statt?
  • Wie oft haben Ihre Belegschaftskollegen die Möglichkeit, ein Gespräch mit Ihnen zu führen?
  • Erhalten Sie für Sie und Ihre Belegschaftskollegen wichtige Informationen von Ihrem Arbeitgeber stets rechtzeitig?
  • Ist es üblich, dass Ihr Arbeitgeber Ihnen nicht alle notwendigen Informationen übermittelt und Sie diese im Zweifel in einem zweiten Schritt nachfordern müssen?
  • Informieren Sie Ihren Arbeitgeber Ihrerseits umgehend über Wichtiges?
  • Hat Ihr Arbeitgeber Sie in alle wichtigen Prozesse eingebunden – und zwar unabhängig davon, ob Mitbestimmungsrechte bestehen oder nicht?
  • Informieren Sie Ihre Kollege aus der Belegschaft zeitnah über für sie wichtige Änderungen betreffend Ihre Arbeit als Betriebsrat?
  • Bestehen Fachausschüsse, die eine effiziente Vorbereitung und Zusammenarbeit mit Ihrem Arbeitgeber ermöglichen?
  • Wie harmonisch war die Zusammenarbeit in den vergangenen 4 Jahren?

Wenn Sie offen auf Ihren Arbeitgeber zugehen und ihn nicht mit unrealistischen Forderungen überhäufen, haben Sie gute Chancen für den Start einer guten Zusammenarbeit mit ihm.

Eine weitere Möglichkeit, Missverständnisse zu vermeiden und von Anfang an für eine gute Zusammenarbeit zu sorgen, ist die Vereinbarung gemeinsamer Regeln. Einigen Sie sich z.B. gemeinsam,

  • dass Sie umgehend und umfassend informiert werden; dafür aber höchst sensibel mit vertraulichen Informationen umgehen,
  • wie Sie in Krisensituationen zusammenarbeiten wollen,
  • wie Sie auf der persönlichen Ebene bei Persönlichkeitsrechtsverletzungen und Auseinandersetzungen vorgehen wollen,
  • wie Sie sich beide in der Öffentlichkeit darstellen wollen.

Prüfungspunkt Ist-Stand vs. Soll-Stand

  • Musste die Einigungsstelle in einer Angelegenheit angerufen werden?
  • Gab es unter Umständen sogar eine gerichtliche Auseinandersetzung?
  • Nutzen Sie Weiterbildungsangebote ausreichend, um immer auf dem neuesten Stand zu sein?
  • Stellen Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber ausreichend klar, dass Sie zwar die Interessen Ihrer Kollegen vertreten, den Standpunkt Ihres Arbeitgebers dabei aber ausreichend berücksichtigen?
  • Stellen Sie gegenüber den Belegschaftsangehörigen klar, dass die Klärung ihrer Anliegen bei allen Verhandlungen stets im Vordergrund steht, Erfolg aber nur erzielt werden kann, wenn der Standpunkt des Arbeitgebers auch berücksichtigt wird?

Beantworten Sie diese Fragen selbstkritisch. Überlegen Sie auch, was Sie realistisch verbessern können.

TIPP: Tagung vorschlagen

Zu einem guten Start in eine gemeinsame Zukunft gehört ein intensives Kennenlernen. Schlagen Sie Ihrem Arbeitgeber ein gemeinsames Seminar zum Kennenlernen vor; z. B. ein eintägiges Seminar im Betrieb, das Sie nutzen, um sich kennenzulernen und grundsätzliche Regelungen zu treffen. Im Hinblick auf Ihre Kollegen kommt es vor allem darauf an, dass Sie ihnen uneingeschränkte Loyalität vermitteln. Und zwar selbst, wenn Sie – was immer wieder vorkommen wird – sich hin und wieder auf Regelungen einlassen werden, die Ihre Kollegen aus der Belegschaft als arbeitgeberfreundlich bezeichnen werden. Eine gute Zusammenarbeit funktioniert nur, wenn es immer wieder auch Win-win-Situationen gibt und Kompromisse das Ergebnis ernsthafter Verhandlungen sind.

Ist der Betrieb aus Betriebsratssicht ausreichend analysiert und steht der Optimierungsbedarf fest, kommt die Planung der Umsetzung einzelner Maßnahmen ins Spiel. Dabei werden Sie unter Umständen schnell feststellen, dass es Ihnen in einigen Bereichen an Fachwissen fehlt. Aber: Nur wer ausreichend qualifiziert ist, kann überzeugend mitreden und gute Entscheidungen treffen. An sich liegt die Qualifizierung eines neuen Gremiums auch im Interesse Ihres Arbeitgebers. Dennoch sehen viele Arbeitgeber auch bei einem neu konstituierten Gremium nur die Kosten. Selbst wenn dem so sein sollte: In der Regel wird Ihr Arbeitgeber die Teilnahme an einem erforderlichen Seminar für einen frisch gewählten Betriebsrat nicht ablehnen können. Denn Sie als Betriebsrat haben nach § 37 Abs. 6, 7 Betriebsverfassungsgesetz

(BetrVG) die Möglichkeit, Schulungen zu besuchen. Liegen die entsprechenden Voraussetzungen vor, ist Ihr Arbeitgeber verpflichtet, die Kosten für ein Seminar zu tragen (§§ 37 Abs. 2, 40 BetrVG). Als erfahrener Betriebsrat sollten Sie Ihre Kollegen auf dieses Recht aufmerksam machen und ihnen empfehlen, Fortbildungen frühzeitig zu planen. Die wichtigsten Punkte zum Fortbildungsanspruch lesen Sie im Folgenden.

Erforderliche Schulungen

Nach § 37 Abs. 6 BetrVG haben Sie als Gremium einen Anspruch darauf, dass einzelne Mitglieder oder auch mehrere Mitglieder gleichzeitig (Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm, Urteil vom 8.7.2005, Az. 10 Sa 2149/04) für erforderliche Weiterbildungsmaßnahmen unter Fortzahlung der Bezüge freigestellt werden.

ACHTUNG: Findet die Veranstaltung während der Arbeitszeit statt, haben Sie nach § 37 Abs. 6 i. V. m. Abs. 2 BetrVG einen Anspruch auf bezahlte Arbeitsfreistellung. Das heißt: Ihr Arbeitgeber muss dem an der Schulung teilnehmenden Betriebsratsmitglied das Arbeitsentgelt fortzahlen, dass dieser erhalten hätte, wenn er nicht an der Schulung teilgenommen hätte, sondern während des Schulungszeitraums gearbeitet hätte. Findet die Teilnahme an einer Schulung allerdings aus betriebsbedingten Gründen außerhalb Ihrer persönlichen Arbeitszeit statt, haben Sie Anspruch auf einen entsprechenden Freizeitausgleich. Dabei erhalten Sie zudem Ihr Gehalt weiter (§ 37 Abs. 6 Satz 1 i. V. m. Abs. 3 BetrVG).

Inhalt der Veranstaltung notwendig für die Betriebsratsarbeit

Entscheidend für diesen Freistellungsanspruch ist die Erforderlichkeit der vermittelten Kenntnisse. Diese ist dann gegeben, wenn sich der Seminarinhalt auf Themen bezieht, die zu Ihren Aufgaben gehören.

Beispiel: Erforderliche Kenntnisse

Erforderliche Schulungen sind in jedem Fall die Grundschulungen über das Betriebsverfassungsgesetz und die Grundkenntnisse des Arbeitsrechts (Bundesarbeitsgericht, BAG, Urteil vom 15.5.1986, Az. 6 ABR 74/83). Auch ausreichende Kenntnisse in tariflichen Fragen sind erforderlich.

Für Betriebsräte, die sich mit Themen wie Datenschutz oder Arbeitsschutz befassen, sind aber auch Spezialschulungen für den Bereich Datenschutz oder Arbeitsschutz erforderlich. Bei Spezialschulungen kommt es stets darauf an, ob es einen konkreten betrieblichen Anlass gibt (BAG, Urteil vom 4.6.2003, Az. 7 ABR 42/01). Nach einem Wechsel des Betriebsratsgremiums werden vor allem arbeitsrechtliche Grundschulungen im Fokus stehen.

Sie entscheiden, wer teilnimmt

Welche Fortbildungsmaßnahmen Sie für erforderlich halten und wer entsendet wird, entscheiden Sie durch Beschluss im Gremium. Auch der zeitliche Umfang für die erforderlichen Schulungen ist nicht begrenzt. Er ergibt sich lediglich aus der Notwendigkeit und der üblichen Dauer von Schulungen und Spezialschulungen.

TIPP: Aus Sicht eines objektiven Betrachters beurteilen

Entscheiden Sie keinesfalls einfach aus dem Bauch heraus. Sondern überlegen Sie jedes Mal, unabhängig von Ihren subjektiven Wünschen, ob auch eine dritte Person die Schulung als erforderlich beurteilen würde. Ist das der Fall, dürfte es keine Schwierigkeiten mit Ihrem Arbeitgeber wegen der Teilnahme geben.

Entsendebeschluss muss sein

Als Betriebsrat sind Sie verpflichtet, die Teilnahme eines Mitglieds an einer Schulung gegenüber Ihrem Arbeitgeber rechtzeitig mitzuteilen. Und zwar in der Form eines Entsendebeschlusses. Dieser muss dem Arbeitgeber vor der Teilnahme zugehen (BAG, Urteil vom 8.3.2000, Az. 7 ABR 11/98). Zudem müssen Sie die Formalien der Beschlussfassung, vor allem die ordnungsgemäße Ladung mit Tagesordnung und die Beschlussfähigkeit, im Gremium einhalten.

ACHTUNG: Die Tagesordnung muss präzise den Tagesordnungspunkt „Entsendung zu Schulungsmaßnahmen“ und möglichst auch eine Benennung der in Aussicht genommenen Seminare enthalten. Die Behandlung dieses Themas unter dem Punkt „Verschiedenes“ wird von der Rechtsprechung nicht akzeptiert (BAG, Urteil vom 28.10.1992, Az. 7 ABR 14/92).

Muster-Schreiben: Entsendebeschluss

Betriebsrat der … (Name der Firma)

Ort, Datum

An die Unternehmensleitung der … (Name der Firma) Teilnahme von … an einer Fortbildungsmaßnahme nach § 37 Abs. 6 BetrVG

Sehr geehrte Frau …, sehr geehrter Herr…,

der Betriebsrat hat in seiner Sitzung vom … beschlossen, das Betriebsratsmitglied … (Name), die/der erst seit einigen Wochen Mitglied des Gremiums ist, auf die Fortbildung: „Grundlagen der Betriebsratsarbeit Teil I“ zu entsenden. Die Weiterbildungsmaßnahme wird von … (Name des Seminaranbieters) durchgeführt und findet in der Zeit vom … bis … statt in … (genaue Anschrift). Die Schulung vermittelt Grundkenntnisse, die … (Name) bisher nicht hat. Diese sind für ihre Arbeit in der Arbeitnehmervertretung erforderlich. Denn professionelle Betriebsratsarbeit kann nur geleistet werden, wenn die Gremiumsmitglieder über Grundkenntnisse des Betriebsverfassungsrechts und des Arbeitsrechts verfügen. Diese werden im Rahmen der Schulung vermittelt. Zu Ihrer Information fügen wir eine von dem Veranstalter gefertigte Übersicht über das Seminarprogramm bei.

Der Betriebsrat weist darauf hin, dass der Betriebsrat bei der zeitlichen Lage der Teilnahme an der Weiterbildungsmaßnahme die betrieblichen Notwendigkeiten berücksichtigt hat.

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift Betriebsratsvorsitzende(r)

Zustimmung des Arbeitgebers nicht erforderlich

Haben Sie als Betriebsrat einen Entsendebeschluss nach § 37 Abs. 6 BetrVG gefasst, benötigen Sie keine Zustimmung Ihres Arbeitgebers. Sollte Ihr Arbeitgeber trotzdem Einwände haben, kann er oder können Sie die Einigungsstelle zur Klärung anrufen. Diese entscheidet dann darüber, ob die Erforderlichkeit gegeben ist.

ACHTUNG: Ist der Beschluss gefasst bzw. hat die Einigungsstelle entschieden, ist das betreffende Betriebsratsmitglied allerdings nicht nur berechtigt, sondern auch verpflichtet, an der Schulung teilzunehmen.

Geeignete Schulungen

Neben dem Schulungsanspruch nach § 37 Abs. 6 BetrVG hat jedes einzelne Betriebsratsmitglied während seiner 4-jährigen Amtszeit Anspruch auf insgesamt 3 Wochen bezahlte Freistellung zur Teilnahme an Schulungs- und Bildungsmaßnahmen.

ACHTUNG: Der Anspruch erhöht sich für Arbeitnehmer, die erstmals das Amt eines Betriebsratsmitglieds übernehmen und auch nicht zuvor Jugend- und Auszubildendenvertreter waren, auf 4 Wochen (§ 37 Abs. 7 BetrVG). Allerdings gilt das nicht uneingeschränkt. Als Betriebsrat müssen Sie bei der zeitlichen Lage an einer Schulungs- und Bildungsveranstaltung die betrieblichen Notwendigkeiten berücksichtigen (§ 37 Abs. 6 BetrVG). Was genau darunter zu verstehen ist, wird durch das Gesetz nicht definiert. Die „betrieblichen Notwendigkeiten“ können aber dann z. B. nicht ausreichend berücksichtigt sein, wenn Sie bzw. Kollegen an einer Schulung teilnehmen wollen, während Ihr Arbeitgeber gerade Überstunden angeordnet hat, um einen Großauftrag abzuwickeln.

Als Betriebsrat haben Sie viele Rechte; Sie sind aber auch gehalten, Pflichten zu erfüllen. Damit sich unerfahrene Betriebsräte nicht gleich einen Patzer erlauben, sollten die übergebenden Kollegen ihre neuen Kollegen noch einmal auf deren wichtigste Pflichten hinweisen:

Die meisten Arbeitgeber achten penibel auf die Einhaltung der Ab- und Rückmeldepflicht. Verlassen Sie als Betriebsrat Ihren Arbeitsplatz, um Betriebsratsaufgaben nachzugehen, sind Sie verpflichtet, sich bei Ihrem Arbeitgeber ab- und bei der Rückkehr wieder anzumelden. Des Weiteren haben freigestellte Betriebsräte in der Regel die gleichen Anwesenheitspflichten wie ihre Kollegen aus der Belegschaft.

Ein weiterer wichtiger Punkt, auf den Sie Ihre Kollegen hinweisen sollten, ist die Einhaltung der Geheimhaltungs- und Verschwiegenheitspflicht.

Das Verhältnis von Betriebsräten und Arbeitgebern ist heute in vielen Unternehmen partnerschaftlich. Die meisten Arbeitgeber wissen, dass ihre Betriebsräte die Arbeitnehmerinteressen unter Berücksichtigung der wirtschaftlichen Interessen der Betriebe vertreten. Dennoch: In kritischen Situationen verbinden einige Arbeitgeber mit dem Betriebsrat oft nicht viel Positives. In solchen Situationen können Sie als Betriebsrat

Ihre Akzeptanz u. U. durch ein gezieltes Selbstmarketing erhöhen. Ein gekonntes Selbstmarketing hilft Ihnen, sowohl von Ihren Kollegen aus der Belegschaft als auch von Ihrem Arbeitgeber positiv wahrgenommen zu werden. Grundvoraussetzung dafür, dass das funktioniert, ist, dass Sie ein gesundes Maß an Selbstbewusstsein haben. Dazu müssen Sie Ihre eigenen Stärken und Schwächen kennen und akzeptieren. Zudem sollten Sie selbstverständlich bereit sein, sich weiterzuentwickeln und Ihre Schwächen möglichst abzumildern.

Wertschätzenden respektvollen Umgang pflegen

Als Betriebsrat sollten Sie Ihrem Gegenüber stets mit dem nötigen Respekt und einer grundsätzlichen Wertschätzung begegnen. Das ist sicherlich gerade in Konfliktsituationen nicht immer einfach. Dennoch trägt ein respektvoller Umgang grundsätzlich zur Entspannung von Krisensituationen bei. Und: Wer eine Krise erfolgreich meistert und dies auch entsprechend kommuniziert, stärkt sein Ansehen im Betrieb.

Richtig kommunizieren

Auch insoweit gilt: Die richtige Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Teilen Sie Ihren Kollegen und vor allem Ihrem Arbeitgeber regelmäßig mit, womit Sie sich gerade beschäftigen. Stellen Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber vor allem dar, dass Sie bei allen Problemen auch seine Belange im Blick behalten. Eine solche Offenheit trägt dazu bei, dass Ihr Arbeitgeber sieht, dass Sie sich engagieren.

TIPP: Authentisch bleiben

Bleiben Sie bei Ihren Unterrichtungen auf jeden Fall authentisch. Spielen Sie weder Ihren Kollegen noch Ihrem Arbeitgeber etwas vor. Abgesehen davon, dass dieses Versteckspiel oft eine zeitraubende Angelegenheit ist, sorgt es meist auch für Schwierigkeiten. Nennen Sie stattdessen die Dinge beim Namen und sprechen Sie auch Unangenehmes offen an.

Sorgen Sie dafür, dass man positiv über Sie spricht

Präsentieren Sie Erfolge. Dass unterstützt Ihr Image und Sie sorgen gleichzeitig dafür, dass sich Ihr Arbeitgeber und Ihre Kollegen positiv über Ihr Gremium äußern. Es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Erfolge, die Sie erzielt haben, auch sichtbar gemacht werden. Nur so können sie von Außenstehenden wahrgenommen werden. Für eine Präsentation bieten sich beispielsweise eine Betriebsversammlung oder eine Meldung via Intranet bzw. ein Aushang am Schwarzen Brett an.

Eine wichtige Frage, die sich mit dem Wechsel eines Betriebsratsgremiums fast immer stellt, ist: Was passiert mit den Unterlagen des scheidenden Betriebsrats? Dieser ist verpflichtet, dem neuen Betriebsrat grundsätzlich alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zu übergeben. Dabei gilt: Unterlagen des Betriebsrats müssen so lange aufbewahrt werden, wie sie von rechtlicher Bedeutung sind. Endet die Amtszeit eines Gremiums, sind solche Unterlagen an das nachfolgende Gremium zu übergeben. Dabei handelt es sich z.B. um noch nicht abgeschlossene Verfahren. Denn sämtliche Unterlagen des Betriebsrats stehen im Eigentum des Gremiums und nicht der Personen, die der Arbeitnehmervertretung angehören. Das heißt für Sie: Sämtliche Unterlagen zu noch nicht abgeschlossenen Angelegenheiten mit rechtlicher Relevanz sind an den neuen Betriebsrat zu übergeben. Dabei sollte das scheidende Gremium den neuen Betriebsrat möglichst umfassend informieren. Dieser wird sich dann ein eigenes Bild von der Sache machen und entscheidet im Anschluss eigenständig über das weitere Vorgehen. Gleiches gilt im Prinzip auch für anhängige Verfahren sowie eventuell eingesetzte Rechtsanwälte. Das neue Gremium übernimmt die Angelegenheiten im Fall von rechtlicher Relevanz und mangelndem Abschluss. Es nimmt eine eigene Einschätzung vor und entscheidet dann, ob es die Sache weiter in der gleichen Richtung betreiben möchte oder eine andere Lösung bevorzugt. Wie die Weiterführung letztlich aussieht, liegt in den Händen des neuen Betriebsrats.